Как выбрать СЭД для компании

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой программное решение для работы с электронными документами. Это ПО позволяет создавать, редактировать и хранить документацию в электронном формате. За счёт этого обеспечивается автоматизация и оптимизация бизнес-процессов. СЭД позволяет быстро и безопасно обмениваться документами с контрагентами компании.

История развития

История СЭД началась в 1980-х годах. Именно тогда появились первые программы для автоматизации обработки документов на ПК. Они были разрозненными и создавались под определённые потребности компаний.

В конце прошлого века появился новый подход к разработке СЭД. Он предусматривал создание универсальной основы системы и её доработку на этапе внедрения.

В новом тысячелетии рынок СЭД получил сильный импульс развития благодаря интересу со стороны государственного сектора и концепции «электронного правительства». Сегодня данные системы работают с любыми типами электронных документов и решают самые разные прикладные задачи.

Классификация

СЭД принято классифицировать по таким критериям:

• Принципам работы. В соответствии с этой классификацией существуют регистрационные и формирующие системы. В первом случае обеспечивается учёт и контроль документов, во втором — создание и редактирование.
• Универсальности. По этому критерию СЭД можно разделить на универсальные и специализированные. Универсальные системы подходят для любой организации, специализированные — для решения задач определённой отрасли.
• Решаемым задачам и функционалу. Существуют СЭД для общего, кадрового и архивного делопроизводства, маршрутизации и согласования документов, управления бизнес-процессами и т.д.
• Масштабам. Эта классификация позволяет разделить СЭД на локальные (работающие в пределах одной фирмы или подразделения) и распределённые (для обмена документами между разными компаниями или филиалами).

Критерии выбора

При подборе СЭД нужно учесть несколько критериев. Во-первых, важен интерфейс и юзабилити. Система должна иметь удобный и понятный интерфейс, который не требует долгого обучения и адаптации. Работа с ПО должна быть интуитивной и комфортной для пользователей.

Во-вторых, нужно оценить возможности совместной работы с документами. СЭД должна обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников. Также важно, чтобы система поддерживала разные форматы документов и возможность конвертации между ними.

В-третьих, имеет значение наличие единого структурированного архива. Система должна обеспечивать надёжное и централизованное хранение документов в электронном виде. В частности, должно быть обеспечено разграничение прав доступа и возможность быстрого поиска по разным критериям. Также желательно, чтобы СЭД имела функцию резервного копирования и восстановления данных в случае сбоев или потерь.