Интернет-телефония для бизнеса: от принципов работы до выбора провайдера

Многие из вас уже пользуются IP-телефонией: Skype, WhatsApp, Viber и Zoom поддерживает голосовые и видеозвонки через интернет. Как это работает? Какие преимущества у VoIP перед стационарной и мобильной связью? Как подключить услуги в офис? Ответим на эти и другие вопросы.

VoIP

Технология передачи голосовых данных по протоколам интернета называется интернет-телефония, или Voice over IP (VoIP). Цифровая связь позволяет совершать телефонные звонки через компьютер, смартфон или специальное IP-устройство, используя интернет-соединение вместо традиционных телефонных сетей.

Интернет телефония стремительно набирает популярность, предлагая пользователям множество преимуществ по сравнению с обычной проводной и мобильной связью. Актуальность этой технологии обусловлена повсеместным распространением высокоскоростного интернета, ростом числа интернет-пользователей и постоянным снижением стоимости интернет-услуг.

Как работает интернет-телефония

Процесс начинается с преобразования аналогового голосового сигнала в цифровой формат с помощью специального устройства — IP-телефона или программного обеспечения на компьютере. Затем этот цифровой сигнал разбивается на небольшие пакеты данных, которые передаются через интернет по протоколу IP (Internet Protocol) к другому пользователю. На стороне получателя происходит обратное преобразование: цифровые пакеты собираются, декодируются и воспроизводятся в виде аналогового сигнала.

Основные компоненты системы включают:

• IP-телефоны — специальные устройства, похожие на обычные телефоны, но подключаемые к интернету;
• программное обеспечение для компьютеров и мобильных устройств, позволяющее совершать звонки через интернет;
• шлюзы, обеспечивающие сопряжение традиционной телефонной сети с IP-сетью.

Преимущества VoIP перед традиционной связью

Низкая стоимость звонков:

• VoIP использует интернет для передачи голосовых данных, что значительно дешевле традиционных телефонных линий. Это особенно заметно при совершении международных и междугородних звонков, где тарифы на традиционную связь могут быть очень высокими. Многие IP-провайдеры предлагают безлимитные тарифные планы на звонки внутри страны или региона, что делает VoIP ещё более выгодным решением для бизнеса.

Единая инфраструктура для голоса и данных:

• Виртуальная телефония позволяет передавать голос и данные по одной сети, устраняя необходимость в отдельных телефонных линиях и оборудовании. Это упрощает инфраструктуру связи, снижает затраты на её обслуживание и управление.
• Единая сеть также облегчает внедрение новых технологий и приложений, требующих доступа в интернет.

Дополнительные функции:

• Видеозвонки: повышают эффективность коммуникации, позволяя видеть собеседника.
• Конференц-связь: упрощает проведение совещаний с участием нескольких сторон.
• Голосовая почта с отправкой на email: удобный способ получать и хранить голосовые сообщения.
• Виртуальные номера: позволяют иметь телефонные номера в разных регионах или странах, не имея физического присутствия.
• Интеллектуальная маршрутизация вызовов: направляет звонки нужному сотруднику или отделу, повышая эффективность работы.
• Запись разговоров: полезна для обучения, контроля качества и разрешения спорных ситуаций.

Мобильность:

• VoIP не привязан к конкретному месту. Сотрудники могут принимать и совершать звонки с любого устройства, подключённого к интернету (компьютер, смартфон, планшет). Это обеспечивает гибкость работы и повышает доступность сотрудников.

Интеграция с другими приложениями:

• Цифровая телефония легко интегрируется с CRM-системами, системами управления проектами, электронной почтой и другими бизнес-приложениями. Это позволяет автоматизировать бизнес-процессы, повысить продуктивность сотрудников и улучшить качество обслуживания клиентов. Например, при входящем звонке от клиента CRM-система может автоматически открыть его карточку с историей взаимодействия.

Простота установки и обслуживания:

• В отличие от традиционной телефонии, виртуальная телефония не требует установки громоздкого оборудования. Всё, что нужно для работы — это подключение к интернету, VoIP-телефон или программное обеспечение на компьютере.
• Обслуживание VoIP-систем также проще и дешевле, чем обслуживание традиционных телефонных станций.

Унифицированные коммуникации:

• Интернет-телефония объединяет в одну платформу голосовые вызовы, видеоконференции, чат, факс и другие средства коммуникации. Это упрощает взаимодействие между сотрудниками, партнёрами и клиентами.
• Единая платформа также упрощает управление коммуникациями и снижает расходы на связь.

Глобальная доступность:

• Благодаря виртуальным номерам и мобильным приложениям клиенты могут связаться с вами в любое время и из любой точки мира. Это особенно важно для компаний, работающих с иностранными партнёрами и клиентами.

Масштабируемость:

• IP-телефония легко масштабируется в зависимости от потребностей бизнеса. Вы можете легко добавлять или удалять пользователей, подключать новые функции и изменять тарифный план. Это делает VoIP идеальным решением для быстрорастущих компаний.

Как компании выбрать и подключить сервис VoIP

Выбор VoIP-провайдера и настройка системы — важный этап для любого бизнеса. На что стоит обратить внимание?

• Оценка потребностей и анализ бизнес-процессов. Сколько сотрудников нуждаются в телефонной связи? Планируется ли расширение штата в ближайшее время? Работаете ли вы с клиентами и партнёрами в разных регионах или странах? Нужны ли международные звонки? Какие функции VoIP наиболее важны для вашего бизнеса? Сколько ваша компания готова тратить на услуги IP-телефонии ежемесячно?
• Виртуальная АТС. Нужна ли вам возможность создания собственной телефонной системы с расширенными функциями (автоответчик, запись звонков, конференц-связь)?
• Дополнительные услуги. Интересуют ли вас такие опции, как видеоконференции, интеграция с CRM, SMS-рассылка и т. д.?
• Качество связи. Обратите внимание на отзывы о качестве звука и стабильности соединения. Низкое качество связи негативно скажется на коммуникациях с клиентами. Изучите отзывы о провайдере, запросите тестовый период, чтобы оценить качество связи.
• Стоимость. Сравните тарифы разных провайдеров и выберите оптимальный вариант с учётом необходимого вам количества номеров, минут и дополнительных услуг.
• Географическое покрытие. Если вам нужны номера разных стран, убедитесь, что провайдер предоставляет такую возможность.
• Безопасность. Узнайте, какие меры безопасности применяет провайдер для защиты ваших данных.
• Простота использования. Интерфейс сервиса должен быть интуитивно понятным и удобным для вас.
• Техническая поддержка. Наличие качественной технической поддержки — важное преимущество.

Процесс подключения

1. Зарегистрируйтесь на сайте выбранного IP-провайдера.
2. Выберите тарифный план, соответствующий вашим потребностям.
3. Заполните необходимые данные в личном кабинете.
4. Если необходимо, установите на свой компьютер или мобильное устройство программное обеспечение для работы с сервисом.
5. Если вы используете IP-телефоны, настройте их в соответствии с инструкциями провайдера.
6. Проверьте качество связи, совершив несколько тестовых звонков.

Советы

• Перед выбором провайдера ознакомьтесь с отзывами других пользователей.
• Многие провайдеры предлагают бесплатный тестовый период. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы оценить качество связи и функциональность сервиса.
• Если у вас возникнут сложности с настройкой или использованием сервиса, обратитесь в службу технической поддержки провайдера.